Steve Jobs lo tenía claro. Sabía cómo tener reuniones eficaces mantener y cuáles eliminar. Y sabía cómo llevarlas a cabo de forma eficiente. Es hora de que volvamos a ello.
La gestión moderna sufre crónicamente de demasiadas reuniones, y no tiene suficiente tiempo para hacer el trabajo. Jobs sabía cómo arreglar esto, y su solución es extraordinariamente sencilla.
Los mandos intermedios llevan años sufriendo una pesada carga. Y no, no es demasiado trabajo. No son demasiadas reuniones. Son demasiadas reuniones Y demasiado trabajo. Simplemente no hay suficiente tiempo en el día para encajarlo todo.
El trabajo es lo que hace que el negocio funcione, la prioridad número 1, se podría decir. Las reuniones deben apoyar el trabajo; cuando no lo hacen, se convierten en una succión de tiempo que arruina la productividad. Sin embargo, tal y como ha informado Harvard Business Review (entre otras muchas publicaciones), la dirección está cada vez más enterrada en las reuniones. Las razones son variadas, pero generalmente se centran en que la dirección quiere tener más control o cree (erróneamente) que cotorrear en grupo aclara y agiliza.
Steve Jobs lo tenía claro. Sabía qué reuniones mantener y cuáles eliminar. Y sabía cómo llevarlas a cabo de forma eficiente. Es hora de que volvamos a ello.
He aquí la «Regla de las 3 reuniones», inspirada en el enfoque de Jobs sobre las reuniones de liderazgo (con algunos retoques inspirados en otros líderes tecnológicos):
La lista de invitados debe ser pequeña, idealmente de tres a cinco personas
¿Su razonamiento? Cuantas más personas haya en una reunión, menos productiva será. Demasiadas voces se convierten en un mar de ruido y es menos probable que se consiga algo. De hecho, Jobs rechazó una invitación del presidente Obama a una reunión tecnológica porque, bueno, la lista de invitados era demasiado larga.
Además, cuando elabore la lista de invitados, sepa exactamente cuál será el interés o el papel de cada persona en la reunión. Si no pueden o no quieren contribuir, elimínalos. Si se trata de una reunión informativa, se puede enviar una transcripción o una grabación a posteriori.
El orden del día debe ser breve: no más de tres puntos
El objetivo es concentrarse. Con más de tres puntos en el orden del día, es probable que te pierdas en una madriguera de temas no relacionados y conversaciones secundarias. Es difícil saber qué conclusiones hay que sacar y qué acciones hay que emprender al final cuando los puntos del orden del día se desbordan. Sé breve y asegúrate de que los tres puntos del orden del día están claramente relacionados con el objetivo principal de la reunión.
La duración no debe superar los 30 minutos
Puede que pienses que la esencia de una reunión exige un espacio de tiempo mayor, pero la ciencia nos dice que eso acaba siendo una pérdida de tiempo. Nuestra capacidad de atención es más corta que la de un pez de colores y nuestra resistencia mental es incapaz de mantener un debate significativo y analítico durante mucho tiempo. Si las reuniones son breves (no más de 30 minutos) y se reparten las piezas clave de información en trozos digeribles (segmentos de uno o dos minutos), es más probable que se salga de la reunión con una amplia comprensión.
De hecho, Sheryl Sandberg fue un paso más allá: mantuvo muchas de sus reuniones en 10 minutos.
También está la cuestión de la necesidad. ¿Es realmente necesario celebrar una reunión? Hágase las tres preguntas siguientes; si la respuesta es negativa a todas ellas, no programe una.
¿Esta reunión requiere la opinión de otros, o es sólo informativa?
Si necesito una opinión/reacción, ¿es una reunión una forma más eficaz de obtenerla que un mensaje o un correo electrónico?
¿Una reunión aportaría algo que no aportaría un correo electrónico o un mensaje (por ejemplo, información en el momento sobre problemas que evolucionan constantemente)?
Y, por último, como nota general para los directores generales que acaban de establecer una cadencia empresarial, considere la posibilidad de crear una cultura de reuniones minimalista. Siguiendo la «Regla de los 3», tenga en cuenta esta directriz general: La dirección debe procurar no programar más de un minuto de reunión por cada tres minutos de trabajo. En esencia, no se debe dedicar más de un cuarto del día a reuniones.
Por Jeff Steen
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